Il registro dei controlli antincendio, tenuto come va tenuto

Perché è il primo documento che chiedono

Un funzionario che entra in un'attività non può verificare in poche ore la conformità di tutto l'impianto antincendio. Quello che può fare, e che fa, è guardare il registro dei controlli. Da lì si capisce in pochi minuti se la sicurezza antincendio è gestita oppure se esiste solo sulla carta del progetto.

Il riferimento è il DM 1 settembre 2021, in vigore dal 25 settembre 2022, che stabilisce i criteri generali per il controllo e la manutenzione degli impianti, delle attrezzature e degli altri sistemi di sicurezza antincendio.

Cosa ci va scritto

Il registro documenta le attività svolte sui presidi e sui sistemi di sicurezza antincendio. In concreto, per ciascun intervento deve risultare cosa è stato fatto, quando, su quale presidio, da chi, e con quale esito.

1. Sorveglianza, cioè il controllo visivo che il presidio sia al suo posto, integro e accessibile. È l'attività a cadenza più fitta, e la può svolgere personale interno adeguatamente istruito.
2. Controllo periodico e manutenzione, con la periodicità prevista dalle norme applicabili al singolo presidio.
3. Interventi straordinari, guasti, sostituzioni, ricariche, con l'indicazione delle anomalie riscontrate e delle azioni conseguenti.
4. Esiti delle verifiche sui sistemi, comprese quelle sull'impianto di rivelazione, sull'evacuazione vocale e sull'illuminazione di sicurezza.

Accanto ai presidi, il registro è anche il posto in cui tenere traccia della parte gestionale: prove dei dispositivi, verifiche sulle vie di esodo, esercitazioni. La parte formativa e gestionale ha il suo riferimento nel DM 2 settembre 2021, ma le evidenze conviene tenerle insieme.

Chi compila, chi firma, chi risponde

La distinzione conta, perché è quella che in sede di verifica viene sciolta subito.

• Il titolare dell'attività è responsabile della tenuta del registro e dell'esecuzione delle attività che vi sono documentate. Questa responsabilità non è delegabile a contratto.
• La sorveglianza può essere affidata a personale interno, purché istruito su cosa guardare e su come registrarlo.
• Controllo e manutenzione sono attività tecniche: le esegue e le dichiara il manutentore, che risponde di quello che ha fatto.
• Il professionista antincendio non compila il registro. Lo verifica, quando deve asseverare, e in quel momento un registro incompleto diventa un problema che si vede.

Le norme di riferimento, nelle edizioni vigenti

Il DM 1 settembre 2021 rinvia alle norme tecniche applicabili al singolo presidio. Ed è qui che si annida un problema silenzioso: i programmi di manutenzione si scrivono una volta e restano fermi, mentre le norme cambiano edizione.

Due edizioni cambiate in due mesi. Se il tuo programma di manutenzione cita la UNI EN 12845:2020 o la UNI 11224:2019, cita testi ritirati. Vanno riletti i contenuti sulla nuova edizione, perché periodicità e modalità possono essere cambiate, e va aggiornato il riferimento nel registro e nel contratto di manutenzione.

La qualificazione del tecnico manutentore

L'art. 4 del DM 1 settembre 2021 disciplina i requisiti di qualificazione dei tecnici manutentori. Dopo le proroghe succedutesi dal 2022, il DM 15 luglio 2025 (G.U. n. 190 del 18/08/2025) ha fissato l'entrata in vigore dell'obbligo al 25 settembre 2026: da quel giorno la manutenzione dei presidi può essere affidata solo a tecnici manutentori qualificati con attestato (art. 6, comma 1-bis, del DM 1 settembre 2021).

Detto in pratica: da quella data chi esegue controllo e manutenzione dei presidi deve essere qualificato secondo quel percorso, e conviene verificarlo fin d'ora sul proprio fornitore, perché un registro compilato da chi non ha i requisiti è un registro che in verifica può essere contestato.

Cinque errori che si vedono subito

1. Il registro compilato tutto insieme. Righe con la stessa grafia, lo stesso inchiostro e date distribuite a posteriori. Non documenta nulla e comunica il contrario di quello che vorrebbe.
2. Le anomalie non registrate. Un registro in cui tutto è sempre a norma per cinque anni non è credibile. Le anomalie ci sono, e registrarle insieme all'azione correttiva è la prova che il sistema funziona.
3. Presidi assenti dall'elenco. Un estintore aggiunto dopo, una porta tagliafuoco installata in un secondo momento, un rivelatore in un locale tecnico. Se non è nell'elenco, non è controllato.
4. Periodicità sbagliata. Applicare a tutti i presidi la stessa cadenza è comodo e sbagliato: ciascuno ha la propria, definita dalla norma che lo riguarda.
5. Riferimenti obsoleti. Norme in edizione ritirata, e in molti registri ancora il DM 10 marzo 1998, che è integralmente abrogato dal 29 ottobre 2022.

Come tenerlo senza impazzire

Il registro non è difficile. È continuo, e la continuità è la cosa che si perde per prima quando nessuno ha il compito esplicito di seguirla.

• Fai l'inventario dei presidi una volta, per bene, con posizione e identificativo.
• Associa a ciascuno la norma applicabile e la periodicità, e scrivi accanto l'edizione della norma che stai usando.
• Assegna un responsabile con nome e cognome per la sorveglianza interna. Un compito di tutti è un compito di nessuno.
• Metti le scadenze in un calendario con avviso anticipato, non in un promemoria mentale.
• Rivedi i riferimenti una volta l'anno. È il controllo che nessuno fa, e quello che intercetta i cambi di edizione.

Chi preferisce non tenere in casa questo lavoro lo delega, ed è esattamente uno dei contenuti del servizio di referente antincendio esterno: tenuta del registro, coordinamento delle manutenzioni, avviso sulle scadenze a novanta, sessanta e trenta giorni.